공문서 작성 요령과 기안서 작성 요령 / 차이점

 

예비창업자 분들께서는 공문서와 기안서의 차이, 각각의 작성법에 대해서도 알아 두셔야 합니다. 정부지원 사업에서는 양식을 지켜야 제대로 된 절차를 이행하고 있는 것으로 보일 수 있습니다. 따라서 이 점을 유념하시고 제가 밑에서 설명드리는 작성 요령에 맞추어 차근차근 작성하신다면 공문서와 기안서를 작성하는 데 어려움이 없을 것입니다.

 

 

 

 

공문서 및 기안문 작성요령

 

 

 

 

 

 

공문서 작성 요령

 

1. 주소 및 연락처 기재 : 우편번호, 해당기관의 주소, 담당자 직통전화번호, 팩스번호를 기재합니다.
2. 문서번호 : 해당기관/부서명, 당해년도의 약어표시, 문서분류 기준표에 의한 번호, 문서통제 등록 일련번호 순으로 구성됩니다. 
   예) 인사   05 /   211- 100
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   부서(기관),  2005년도, 문서분류, 통제일련번호
3. 시행일자 : 그 문서를 시행하는 날짜를 기재합니다.
   예) 2005년 10월 13일 경우 → 2005. 10. 13. 일로 표시
4. 경유 : 수신처 앞에 경유할 기관이 있는 경우, 그 기관명을 기재합니다. 경우가 있을 경우에는 먼저 경유기관으로 발송합니다. 
5. 수신: 수신기관이 한 기관일 경우에는 그대로 수신기관명을 기재합니다. 수신기관이 둘 이상일 경우에는 “수신처 참조”라고 쓴뒤, 결문 발신명의 아래 “수신처: 수신처 기호 또는 기관명”을 기입합니다. 
6. 참조 : 문서를 직접 처리하는 최하위 보조기관, 즉 주무부서장을 기재합니다. 
7. 제목 : 제목만 보아도 그 문서의 내용을 대략 알수 있도록 내용을 요약하여 구체적으로 표현하여야 하며, 1행의 길이를 넘지 않도록 합니다.

 

 

 

 

 

기안문 작성 요령

 

1. 문서번호 : 번호체계는 부서(기관)표시, 당해연도의 약어표시, 문서통제등록 일련번호 순으로 구성합니다.
   (예 경영 03 – 377- 001)
2. 시행상특별취급 : 비밀 취급을 요하는 문서의 경우에는 “대외비”를 표시하여야 하며, 신속히 전달되거나 처리되어야 하는 문서의 경우에는 “지급”을 표시합니다.
3. 기안부서 : 문서 기안 담당자가 속한 부서명을 기재합니다.
4. 기안자 : 문서를 기안한 담당자를 기재하고 서명합니다.
5. 시행일자 : 문서를 시행한 날짜를 기재합니다. 예) 2003.11.7.
6. 보존기간 : 영구·10년· 5년·3년·보존기간을  기재합니다. 보존 기간은 문서관리 규정 제38조에 따라야 하며 부서장 및 담당자는 법령에 보존 기간이 정하여져 있는 기안내용 및 문서는 법령이 우선합니다.
7. 경유 : 수신처에 앞서 경유할 기관이 있는 경우, 그 기관명을 기재합니다. 경유가 있을 경우에는 먼저 경유기관으로 발송합니다.
8. 수신 : 수신기관이 한 기관인 경우는 그대로 수신기관명을 기재하고, 수신기관이 둘 이상일 경우에는 수신란에 "수신처 참조"라고 쓴 뒤, 결문 발신명의 아래에 "수신처:  수신처 기호 또는 기관명"을 기입합니다.  내부기안의 경우 수신란에 "내부결재"라고 기재합니다.
9. 조 : 문서를 직접 처리할 보조기관/주무부서장(과장급)을 기재합니다.
10. 결재 : 모든 문서의 결재는 서명으로 합니다. [완결/전결/후결/후열/대결]
11. 예산통제 : 반드시 예산담당부서의 결재를 받아야 합니다. 
12. 협조 : 기안문의 내용이 타부서와 협조가 필요한 경우에는 협조란에 관련 부서장의 협조 결재를 받습니다. 
13. 제목 : 어떠한 기안/품의 내용인지 한 눈에 알 수 있도록 작성합니다.